Firmenanlage in Rimo

Der Gesamtablauf im Überblick:

flowchart TD
    A["🏢 Anlass: neue Firma
(Durchführung: Einkauf)"] --> R["Voraussetzung:
Rolle 'Company-Admin'"]
    R --> N["Stammdaten → Firmen → SPL Tele Group →
Actions '+create child' → Company"]
    N --> P["Pflichtfelder befüllen — Angaben kommen
von Buchhaltung (S. Stoll) / Controlling (P. Stöckl)"]
    P --> GJ["Neues Geschäftsjahr anlegen
und ❗ aktiv schalten"]
    GJ --> AUTH["AUTH-Personen pflegen
(Debitoren / Creditoren)"]
    AUTH --> DEB["Internen Debitor anlegen
(Name = Firmenname, Financial ID 1)"]
    DEB --> KS["Mind. 1 Projekt als
Kostenstelle anlegen → Projektanlage"]
    style KS fill:#90ee90

Ähnlich zur Projektanlage, wird die Anlage von Firmen vom Einkauf (Löschenbrand Christian) gemacht. BE sollte hier vertretungsweise auch Bescheid wissen. (Anmerkung: Bauch Christian kann es inhaltlich auch - aber es ist nicht sein Aufgabenbereich)

Für die Durchführung benötigt man die “Company-Admin" Rolle.

Unter Stammdaten > Firmen > SPL Tele Group auswählen > unter Actions “+create child” > Company

❗Die Angaben werden von Buchhaltung (Sandra Stoll) oder Controlling (Petra Stöckl) übermittelt, falls etwas fehlt, dann direkt dort nachfragen!

Folgendes ist zu befüllen:

gelb = verpflichtend, blau = optional

*

Name
*

ID / Finance ID = die Nr der Firma (derzeit 2 stellig)
*

Adresse (nachfragen und verifizieren)
*

PLZ
*

Land
*

Ländercode
*

Währung
*

Sprache
*

Neues Geschäftsjahr: Der Name ist immer die Jahreszahl wo das GJ endet
❗unbedingt aktiv schalten, ab dann kann die Buchhaltung die Rechnungen buchen

*

AUTH Personen - Debitoren und Creditoren pflegen, wenn notwendig.

Standardmäßig sind Maria Pertl-Mandl, Sandra Stoll, Dagmar Mann, Wolfgang Bernhart und Sonja Hösch auf der Group berechtigt, d. h. sollten hier Berechtigungen fehlen, dann können sie diese nachpflegen

Optionale Felder:

*

UID NR - ist diese schon vorhanden - einfach mit ATUxxx eingeben - ist ein reines Textfeld ohne Prüfung
*

Tool Besitzer - werden über diese Firma Tools auf Personen produktiviert dann anhaken (meistens ist es nicht angehakt)
*

Reisebüro - ist eigentlich immer nicht aktiviert, da beschlossen wurde es gibt nur 1 Reisebüro im Konzern und das hängt bei der Kelog

Jede Firma braucht einen internen Debitor - daher muss dieser auch gleich zu beginn angelegt werden → lege dich selber also als AUTH Debitor bei der jeweiligen Firma an.

Achtung nicht jeder hat das Menü seitlich - dafür wird die Rolle “Debitor Admin” benötigt (diese berechtigt auf die jeweilige Firma)

Der erste interne Debitor heißt wie die Firma. Die Felder sind selbsterklärend, mit Ausnahme von:

*

gibt es noch keine UID Nr dann wird hier einfach ein Punkt . eingesetzt
*

Oversupply ist die Überlieferung vom Material - Regler nicht ändern
*

Financal ID ist bei Debitor immer 1

Danach mit Doppelklick den Debitor öffnen und auch als internen Debitor kennzeichnen

Die Buchhaltung selbst legt dann die Creditoren an

Mindestens 1 Projekt als Kostenstelle muss angelegt werden → siehe Erklärung Projektanlage

Inhalt wird vermutlich dazu nicht übermittelt da her ein paar Eckpunkte:

*

Code + 3 Nuller -→ z.B 77000
*

Kurzbezeichnung = CC - Geschäftsführung (optional Firmenname)
*

Kunde = der soeben angelegte interne Debitor
*

Owner, Projektleiter und Stellv. ist Florian Schütz (Bei electrify anders, meistens Petra Stöckl)
*

Kaufmännischer Verantwortlicher, wenn nicht anders angegeben dann Petra Stöckl
*

Kostenstelle j/n unbedingt anhaken!
*

Ticket für NLZ an Rimo senden (auch wenn unklar ist, ob jemals Personen Zeit schreiben werden)
*

"Overhead Auftrag 0001" wird dann automatisch mit der Projektanlage angelegt

• Invoice-Regeln erstellen  (> 50.000 -→ Florian Schütz als Genehmiger)

1.1. Links auf den Bereich “Approver Rules" gehen
1.1. Navigiere über das Burger-Menü zu: → New > approval_object_limit

Trage folgende Werte ein:

• Name: [Firmennummer] >= 50000 (z. B. „123 >= 50000“)
• Amount Limit: 50000

Speichern

1.1. Wechsle zum Tab Companies

Klicke auf Add
Wähle die entsprechende Firma aus

1.1. Wechsle zum Tab Responsible

Klicke auf Add
Wähle Florian Schütz als Responsible aus

1.1. Folgende Regeln sollten zusätzlich auf der Firma gepflegt werden:
• Project Responsibles
• Project Invoice Responsibles
• PO Responsible

Jetzt ist soweit alles relevante abgeschlossen was häufig vorkommt

Alle folgenden Punkte sind sehr komplex (und liegen nachwievor bei Löschi):

*

Nachfragen: Werden Tools für das Personal produktiviert?

Wenn ja, dann braucht man die Weiterverrechnungskonten 1:n Beziehungen

Wenn ja, muss geklärt werden von wo in welche Firma produktiviert wird, damit nicht alle angelegt werden müssen

→ das kann mit einem Import unterstützt werden (siehe Ablage Aufzeichnung und Excel):

1.Excel-Datei

*

Öffne die Import Excel Datei  (In dem Beispiel heißt die Firma “Test 123”)

2.Company-Spalte ergänzen

*

Ergänze den Pfad zur Firma in der Spalte Company:

Navigiere zu Master Data > Company.

SPL Tele Group, productivizationExport

Verwende idealerweise die Einstellungen von Löschi unter Personalize, um die Spalte Parent DN_2 anzuzeigen

Format für den Eintrag in Excel: Parent DN_2:Name der Firma

3. Project Codes definieren

*

Die Spalte Project code wird wie folgt aufgebaut: (siehe Screenshot)

1: Nummer aus dem Project Name (z. B. CC - WV…) → ist immer gleich

2: Nummer aus der Firma, in der die Produktivierung ursprünglich angelegt wurde.

3: 1001 + ID der Ziel-Firma (vierstellig, mit führenden Nullen)

*

Beispiel:

Firma „Test 123“ mit ID 123 → 10010123

Firma „electrify smart energy“ mit ID 23 → 10010023

4. Import via Wizard

*

Öffne im Wizard den Bereich Import ProjectGroups.
*

Kopiere aus der Excel-Datei ab Zeile 2 (also inklusive Überschriften) bis zur Spalte "Planned Start".
*

Füge die kopierten Daten in das Textfeld des Wizards ein (Backspace manchmal notwendig am Ende vom Text)

Produktivierung (Wenn Firma Equipment und/oder Mitarbeiter hat) - Hier dann folgende Punkte noch ergänzen:

1. SalesOrder auf den WV-CC'sanlegen, da dies durch den Import-Wizard nicht automatisch erledigt wird
2. WV-Projekt auf Company setzen für Produktivierung
3. Reiseproduktivierung: Auf den 1001-xxxx Projekten müssen die gegenseitig die Kunden hinterlegt sein -→ UID ist wichtig

Grundsätzlich kann das Accounting auch manuell machen, da sie aber keine Berechtigungen für den Importer haben können das nur wir übernehmen. Ist dann eben davon abhängig, wie viele müssen denn angelegt werden.

Zum Verständnis man kann sich das so vorstellen:

Wird in der neuen "Testfirma 123” in 5 weitere Firmen produktiviert, dann müssen in der Testfirma diese 5 Firmen für die Produktivierung angelegt werden. ABER auch in all diesen 5 Firmen, jeweils eine Produktivierung für die "Testfirma 123"

Zeitschreibung wär noch komplexer aber mit Time ReDesign Sommer 2025 ist es einfacher, da die Dispatch Regions wegfallen.

Aufzeichnung von Löschenbrand Christian (Löschi) und Importer Vorlage ist in Rimo Admin u Support abgelegt: Firmenanlagehttps://spltele.sharepoint.com/%3af%3a/r/sites/RiMo243-RimoAdminundSupport/Shared%20Documents/Rimo%20Admin%20und%20Support/Firmenanlage?csf=1&web=1&e=Mgv5zt

Kleinere Punkte, falls sie benötigt werden: 

Zeitschreibung

1. Aktivities hinterlegen auf Company f. Auswahl bei Projekt-Anlage
2. Dispatch-Regionen & Teams f. Zeitschreibung

Bestellungen

1. Dummy-MasterItems anlegen (PhysicalCategory "VirtualAsset")
2. Templates f. Bestellungen → Support Ticket aufmachen
3. Bestellkataloge → Rimo Wiki
4. Lieferadresse am Debitor

! Danach muss man die Firmen auch in Odoo anlegen: Odoo Wiki Firmenanlage

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