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Wiki source code of Useranlage in Rimo

Version 29.1 by Dimitri Rupp on 2026/06/11 09:12
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1 {{box cssClass="floatinginfobox" title="**Auf dieser Seite**"}}
2 {{toc/}}
3 {{/box}}
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5 = Useranlage in Rimo =
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7 **🔄 Prozessübersicht:**
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9 {{mermaid}}
10 flowchart TD
11 S0["Interne User"]
12 S1["Lagerberechtigungen"]
13 S2["Firmenberechtigungen"]
14 S3["Projektberechtigungen"]
15 S4["Externe User"]
16 S5["Vergabe Rimo-Lizenz"]
17 S6["__Fall: Keinen Referenzuser angeben__"]
18 S0 --> S1
19 S1 --> S2
20 S2 --> S3
21 S3 --> S4
22 S4 --> S5
23 S5 --> S6
24 classDef step fill:#e3f2fd,stroke:#1976d2,stroke-width:1px
25 class S0,S1,S2,S3,S4,S5,S6 step
26 {{/mermaid}}
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28 **Interne User**
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30 Interne User werden ĂĽber Formcycle beantragt und durch die HR in Rimo angelegt (Siehe auch [[Personaleintritte>>url:#_Personaleintritte_/_UM||target="_blank"]]). Die Personaleintritte mĂĽssen vor dem Eintritt des Mitarbeiters bearbeitet werden, idealerweise ein paar Tage davor.
31
32 Die E-Mails der Personaleinstellung aus Formcycle und die Useranlage aus Rimo mit Betreff „UM23.000xxx“ müssen gematcht werden. Dafür muss man im BE-Postfach die E-Mails, die als „Y_Pending“ markiert sind, aufrufen.
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34 [[image:rimo-be-admin-86-useranlage.png||style="max-width:760px; border:1px solid #ddd; border-radius:4px; margin:14px 0;"]]
35
36 Welche UM-Mail zu welchem User gehört, findet man über Rimo im Reiter Resource „Geschlossene Personalanfrage“. Dort sucht man nach der UM-Nummer aus der Mail.
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38 [[image:rimo-be-admin-87-useranlage.png||style="max-width:760px; border:1px solid #ddd; border-radius:4px; margin:14px 0;"]]
39
40 **Lagerberechtigungen**
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42 Anschließend sucht man den Referenzuser bei „Persons all“ heraus und prüft als Erstes, ob der Referenzuser Berechtigungen für Lager besitzt. Für WoDo3 und WoDo2 haben wir eine generelle Freischaltung von Oliver Eichinger. Ist jemand KEIN KELOG Mitarbeiter, aber hat Lagerberechtigungen, muss man beim Linemanager nachfragen!
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44 Die Lagerberechtigungen richtet man über den Relationsmanager ein. Dazu klickt man auf das WoDo Lager und wählt unter berechtigte Personen Aktionen und „Relation hinzufügen“.
45
46 [[image:rimo-be-admin-88-useranlage.png||style="max-width:760px; border:1px solid #ddd; border-radius:4px; margin:14px 0;"]]
47
48 Bei Targetclass wählt man „SDMPerson“ und sucht den neuen User heraus und klickt auf „Relate Selected“.
49
50 [[image:rimo-be-admin-89-useranlage.png||style="max-width:760px; border:1px solid #ddd; border-radius:4px; margin:14px 0;"]]
51
52 **Firmenberechtigungen**
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54 Um Firmenberechtigungen zu prüfen, klickt man auf Stammdaten, Firmen und wählt „SPL Tele Group“ und die Children in der Ansicht aus. So sucht man über alle Töchter.
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56 [[image:rimo-be-admin-90-useranlage.png||style="max-width:760px; border:1px solid #ddd; border-radius:4px; margin:14px 0;"]]
57
58 Damit man nicht alle Registerkarten einzeln durchsucht, kann man über Children den Referenzuser in allen „AUTH“-Suchmasken filtern.
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60 [[image:rimo-be-admin-91-useranlage.png||style="max-width:760px; border:1px solid #ddd; border-radius:4px; margin:14px 0;"]]
61
62 Man sucht den Referenzuser in allen AUTH-Reitern:
63
64 [[image:rimo-be-admin-92-useranlage.png||style="max-width:760px; border:1px solid #ddd; border-radius:4px; margin:14px 0;"]]
65
66 Die Firmen werden dann ĂĽber den Relationsmanager wieder verknĂĽpft.
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68 [[image:rimo-be-admin-93-useranlage.png||style="max-width:760px; border:1px solid #ddd; border-radius:4px; margin:14px 0;"]]
69
70 **WICHTIG** – nicht auf AUTH-Assistenz verknüpfen, sondern auf AUTH-Creditor bzw. die jeweilige AUTH-Rolle.
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72 [[image:rimo-be-admin-94-useranlage.png||style="max-width:760px; border:1px solid #ddd; border-radius:4px; margin:14px 0;"]]
73
74 **Projektberechtigungen**
75
76 Unter Stammdaten bei Projekte sucht man den Referenzuser in den 5 Projektrollen:
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78 * Projektleiter
79 * Vertr. Projektleiter
80 * Kfm. Verantwortlicher
81 * Projekt-Owner
82 * AUTH-Assistenz
83
84 [[image:rimo-be-admin-95-useranlage.png||style="max-width:760px; border:1px solid #ddd; border-radius:4px; margin:14px 0;"]]
85
86 Die diversen, aktiven (!) Projekte sollte man in ein CSV-File downloaden und zusammenführen, um Suche zu vereinfachen. Über den Zeilenfilter kann man dann in einem Schwung nach allen Projekten auf einmal suchen, sie markieren und den Relationshipmanager öffnen.
87
88 [[image:rimo-be-admin-96-useranlage.png||style="max-width:760px; border:1px solid #ddd; border-radius:4px; margin:14px 0;"]]
89
90 [[image:rimo-be-admin-97-useranlage.png||style="max-width:760px; border:1px solid #ddd; border-radius:4px; margin:14px 0;"]]
91
92 Im Relationshipmanager muss man darauf achten
93
94 1. alle Projekte zu markieren
95 1. die Rolle zu „Auth-Assistenz“ zu ändern.
96
97 [[image:rimo-be-admin-98-useranlage.png||style="max-width:760px; border:1px solid #ddd; border-radius:4px; margin:14px 0;"]]
98
99 Dann sucht man im in der Targetclass unter „Person“ nach dem neuen User und klickt auf „Relate Selected“.
100
101 [[image:rimo-be-admin-99-useranlage.png||style="max-width:760px; border:1px solid #ddd; border-radius:4px; margin:14px 0;"]]
102
103 BE fĂĽgt den neuen User nur als AUTH-Assistenz hinzu. Alle anderen Rollen vergeben die Projekte intern.
104
105 Die Projektleiter und Projekt-Owner müssen noch über die Berechtigung informiert werden. Je nach Anzahl der Projekte empfiehlt es sich die Projekte-Liste entweder in das Email direkt zu kopieren oder als Excel-File anzuhängen.
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107 Im CSV-File kann man diese Einträge in eine neue Spalte kopieren und die Duplikate rausfiltern.
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109 [[image:rimo-be-admin-100-useranlage.png||style="max-width:760px; border:1px solid #ddd; border-radius:4px; margin:14px 0;"]]
110
111 Aus dem BE-Postfach leitet man die Email zur Personaleinstellung an die betroffenen Projektleiter und Projektowner weiter. Falls es Lagerberechtigungen oder Firmenberechtigungen gibt, auch den Linemanager bzw. bei der Firma die HR (Andi Pleil) ebenfalls in die Mail kopieren.
112
113 Der Text lautet dann ungefähr folgendermaßen:
114
115 *
116
117 //Hallo, der o.a. User wurde aufgrund seines Referenzusers fĂĽr folgende Projekte als AUTH-Assistenz freigeschaltet. Details siehe unten. Lager- und Firmenberechtigungen wurden keine erteilt.Die Referenzuserin hat die Firmenberechtigungen: SPL Tele Group GmbH und KELOG Logistik GmbH@Pleil Andreas sollen diese auch fĂĽr den o.g. User erteilt werden? Sollte etwas davon nicht gewĂĽnscht sein, bitte entsprechend melden. DankeLG,Sanja//
118
119 *
120
121 Abschließend sollen beide E-Mails (Personaleinstellung und UM) im BE-Postfach in den Ordner „Useranlagen“ verschoben werden.
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123 [[image:rimo-be-admin-101-useranlage.png||style="max-width:760px; border:1px solid #ddd; border-radius:4px; margin:14px 0;"]]
124
125 Sollten im BE-Postfach noch Personaleinstellungs-Emails sein, die keiner UM-Mail zugeordnet werden konnten, muss man bei der HR nachfragen und klären, ob es sich um ein Versehen handelt, der Mitarbeiter doch nicht anfängt, es sich nur um einen re-aktivierten Nutzer handelt etc.
126
127 **WICHTIG** – Sowohl bei der Neuanlage von Usern, als auch bei Austritten, direkt nach Anlage/Deaktivierung die Info in der [[Befugnismatrix>>url:https://spltele.sharepoint.com/%3ax%3a/r/sites/Qualittsmanagement-QMSprivat/_layouts/15/Doc.aspx?sourcedoc=%7b14952BFC-D85B-4751-BF23-9AAF7E5E03BC%7d&file=Befugnismatrix.xlsx&action=default&mobileredirect=true||target="_blank"]]aktualisieren. Dazu wählt man den Reiter “Matching Person Funktion” und trägt die Emailadresse und die Abteilung ein, und markiert mit X welche Rolle die Person inne hat.
128
129 [[image:rimo-be-admin-102-useranlage.png||style="max-width:760px; border:1px solid #ddd; border-radius:4px; margin:14px 0;"]]
130
131 BE spezifisch:
132
133 Sollten Rechte fĂĽr einen/einer neuen/neuer MitarbeiterIn fehlen, obwohl ein Referenz-User angegeben war, in Master Data kontrollieren, ob die Person bei AUTH Person angegeben ist.
134
135 [[image:rimo-be-admin-103-useranlage.png||style="max-width:760px; border:1px solid #ddd; border-radius:4px; margin:14px 0;"]]
136
137 **Externe User**
138
139 Die Anfrage kommt als Ticket ĂĽber das Rimo-Ticketingsystem und sollte ASAP abgearbeitet werden. Der Antragsteller muss folgende Informationen der externen Person bereitstellen:
140
141 * Vor- und Nachname
142 * E-Mailadresse
143 * Mobiler Kontakt (Handynummer)
144 * Referenzuser
145 * Kostenstelle
146
147 **! Als ersten Schritt sollte man prĂĽfen ob der Mitarbeiter schon vorhanden ist !**
148
149 Dazu unter Resource > Admin > Persons all nach dem User suchen:
150
151 [[image:rimo-be-admin-104-useranlage.png||style="max-width:760px; border:1px solid #ddd; border-radius:4px; margin:14px 0;"]]
152
153 Bei Reaktivierung im Kommentar-Feld beim User vermerken wann und von wem der Wunsch zur Reaktivierung kam.
154
155 Wenn der User neu ist, beim Modul Resource im Menüpunkt „Neuer User“ auf „Create User“ klicken:
156
157 [[image:rimo-be-admin-105-useranlage.png||style="max-width:760px; border:1px solid #ddd; border-radius:4px; margin:14px 0;"]]
158
159 Ein Fenster öffnet sich, bei dem man auf speichern klicken muss, damit sich weitere Felder zur Auswahl öffnen.
160
161 Dann trägt man die Daten entsprechend ein und vergibt bei „PersId“ das Kürzel „ext.“.
162
163 **WICHTIG** – handelt es sich um einen neuen User von Dotnetworks (RNC), muss man in der Person ID “RNC” ergänzen und das Ticket an Rimo wieder zurücküberweisen.
164
165 [[image:rimo-be-admin-106-useranlage.png||style="max-width:760px; border:1px solid #ddd; border-radius:4px; margin:14px 0;"]]
166
167 Wichtig ist den Referenzuser anzugeben, da die Berechtigungen und Einstellungen von dem User kopiert werden. Es wird bei externen kein Vorgesetzter angegeben. Danach auf Speichern, Genehmigen und „Create User (No Manuel Changes)“.
168
169 [[image:rimo-be-admin-107-useranlage.png||style="max-width:760px; border:1px solid #ddd; border-radius:4px; margin:14px 0;"]]
170
171 Sobald man den User gespeichert hat, muss man beim Account, unter Info, das Datum und den Anforderer ergänzen.
172
173 [[image:rimo-be-admin-108-useranlage.png||style="max-width:760px; border:1px solid #ddd; border-radius:4px; margin:14px 0;"]]
174
175 **Nachträgliche Zuweisung von Rollen, Berechtigungen und Teams**
176
177 Wurde der Referenzuser vergessen oder nachträglich eingereicht, kann man über den Wizard “MA Bereichswechsel” die Rollen, Berechtigungen und Teams nachträglich entsprechend des Referenzusers anpassen.
178
179 [[image:rimo-be-admin-109-useranlage.png||style="max-width:760px; border:1px solid #ddd; border-radius:4px; margin:14px 0;"]]
180
181 **Vergabe Rimo-Lizenz**
182
183 (Selber Prozess bei Vergabe von Jira-Lizenzen)
184
185 Danach muss man dem User eine Rimo-Lizenz unter der entsprechenden Kostenstelle zuteilen.
186
187 Unter Werkzeuge im Menü „Tool Masteritem“ nach „Rimo Userlizenz“ suchen:
188
189 [[image:rimo-be-admin-110-useranlage.png||style="max-width:760px; border:1px solid #ddd; border-radius:4px; margin:14px 0;"]]
190
191 Bei dem Status sortieren und eine Lizenz auswählen, die als „OnStock“ gekennzeichent ist. Unter Sub-Actions der Person zuweisen und die entsprechende Kostenstelle zuteilen:
192
193 [[image:rimo-be-admin-111-useranlage.png||style="max-width:760px; border:1px solid #ddd; border-radius:4px; margin:14px 0;"]]
194
195 [[image:rimo-be-admin-112-useranlage.png||style="max-width:760px; border:1px solid #ddd; border-radius:4px; margin:14px 0;"]]
196
197 Externe sollten nie auf ein Projekt geschrieben werden. Die Kostenstellen fĂĽr externe User sind folgende:
198
199 * 70006 wer fĂĽr IT arbeitet
200 * 70180 fĂĽr B&W (Mike Scheiber immer informieren, wenn neuer User)
201 * 70203 AT Projekte
202 * 70205 alle RNC User
203 * 70501 DE Projekte und alle anderen User (Verantwortlicher: Hannes Puelacher)
204 * 73020 alle für Kelog (hier will Ender regelmäßig eine Liste haben)
205 * 77000 diverse GF wie Lukas SchĂĽtz
206 * 77004 Jith
207
208 **__Fall: Keinen Referenzuser angeben__**
209 Wenn der Requestor keinen Referenzuser angeben will, kann der User ohne erstellt werden. Dann muss in der Useradministration unter dem Reiter “Roles” die Rolle hinzugefügt werden. Zusätzlich muss bei dem Reiter “Substitute by” alle BE-Mitglieder und Christian Löschenbrand hinzugefügt werden.
210
211 [[image:rimo-be-admin-113-useranlage.png||style="max-width:760px; border:1px solid #ddd; border-radius:4px; margin:14px 0;"]]
212
213 Projektusergruppe fĂĽr Externe
214 Bei Anlage von externen Usern ohne Referenzuser ist auf die Rolle zu achten.
215 Okay sind immer:
216
217 *
218
219 project_UserGroup_nonCommercial
220 *
221
222 rimo_App_User (sp?) [Ist es App-Benutzer? Von Dejan Info erfragen]
223
224 User können eine oder beide Usergruppen haben. Bei allen anderen Usergruppen ist bei Externen Vorsicht geboten!
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230 == Verwandte Themen ==
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232 {{include reference="IT-Wiki.Makros.Verwandte-Themen.WebHome"/}}
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235 **Status:** Migriert — Team-Review ausstehend · **Owner:** //(festlegen)// · **Letzter Review:** 2026-06-11