Skip to Content
Last modified by Dimitri Rupp on 2026/07/08 13:55
Show last authors
1 {{box cssClass="floatinginfobox" title="**Auf dieser Seite**"}}
2 {{toc/}}
3 {{/box}}
4
5 = 🏠 Homeoffice Vereinbarungs Workflow =
6
7 {{info}}
8 **Bereich:** Homeoffice Vereinbarungs Workflow — Backoffice-Dokumentation im Rimo-Umfeld.
9 **Zielgruppe:** SPL-Tele Backoffice-Mitarbeitende und Key-User.
10 {{/info}}
11
12 **🔄 End-to-End-Ablauf (2 Power-Automate-Workflows + Report):**
13
14 {{mermaid}}
15 flowchart TD
16 F[MS-Forms ausgefüllt] --> L[Daten in SharePoint-Liste]
17 L --> P[HTML erzeugen und in PDF umwandeln]
18 P --> A[Adobe-Acrobat-Agreement zum Unterschreiben]
19 A --> S{Beidseitig signiert?}
20 S -->|Ja| M[Unterschriebene PDF an Payroll/HR]
21 S -->|Ja| R[Report: durchschnittliche Homeoffice-Tage pro Abteilung]
22 S -->|Nein| W[Workflow wartet/endet]
23 classDef act fill:#e3f2fd,stroke:#1976d2,stroke-width:1px
24 class F,L,P,A,M,R,W act
25 {{/mermaid}}
26
27 == Anforderungen ==
28
29 HR braucht ein Tool, um die jährliche Homeoffice Vereinbarung leicht und digital auszuschicken und unterschreiben zu lassen und die Daten vom Formular auszuwerten.
30
31 Das Tool soll ein Formular zur Verfügung stellen, welches von Linemanager:in oder Mitarbeiter:in ausgefüllt wird und dann zum Unterschreiben an beide Parteien verschickt wird.
32
33 Nach der Unterschrift von beiden soll die PDF an HR per Mail verschickt werden.
34
35 Die Daten des Formulars sollen in einem Report verwendet werden, um die durchschnittlichen Homeoffice Tage pro Abteilung ablesen zu können.
36
37 == Umsetzung ==
38
39 === Workflow-Beschreibung ===
40
41 Bei der Umsetzung wurden 2 Power Automate Workflows erstellt. Ein Workflow sammelt die Daten vom MS-Forms und erstellt eine PDF zum Unterschreiben, der 2. Workflow sendet das unterschriebene PDF an HR.
42
43 *
44 **
45 **1. Workflow „MSForm_to_PDF“
46
47 1. Ein MS-Forms Formular wird ausgefüllt
48 1. Die Daten vom Formular werden in eine Sharepointliste gespeichert
49 1. Das Datum „gültig bis“ vom Formular wird überprüft, ob es maximal 365 Tage in der Zukunft vom heutigen Datum ist, wenn nicht, wird es ersetzt durch das heutige Datum + 365 Tage
50 1. Eine HTML Datei wird mit den Formular Daten erstellt und temporär in einem Folder gespeichert
51 1. Aus diesem HTML wird eine PDF erstellt
52 1. Ein Agreement mittels Adobe Acrobat Funktion wird aus dieser PDF erstellt
53 1. Das HTML File wird gelöscht
54
55 **2. Workflow „AdobeSign_to_Email“**
56
57 1. Wenn ein Agreement über Daniela Grubers Account vollständig unterschrieben wird, wird der Workflow getriggert
58 1. Es wird überprüft, ob das Agreement „_homeoffice_vereinbarung“ im Namen enthält
59 1. Sollte das nicht der Fall sein wird der Workflow beendet
60 1. Wenn eine homeoffice Vereinbarung unterschrieben wurde, wird die Sharepointliste aktualisiert mit einem „signed“ Flag
61 1. Die unterschriebene PDF wird an Payroll@spl-tele.com geschickt
62
63 === Report Beschreibung ===
64
65 *
66 **
67 **1. Business Unit Report - Tab
68
69 1.
70
71 [[image:homeoffice-vereinbarungs-workflow-01-report-beschreibung.png||style="border-radius:4px; border:1px solid #dddddd; margin:14px 0; max-width:760px"]]
72
73 Blaue Balken: Durchschnitt der tatsächlich in Rimo geschriebenen Homeoffice Tage pro Abteilung
74
75 Grüne Linie: Durchschnitt der vereinbarten Anzahl an Homeoffice Tage pro Abteilung
76
77 2.
78
79 [[image:homeoffice-vereinbarungs-workflow-02-report-beschreibung.png||style="border-radius:4px; border:1px solid #dddddd; margin:14px 0; max-width:760px"]]
80
81 Tatsächlich in Rimo geschriebene Homeoffice Tage pro Wochentag von allen Abteilungen
82
83 3.
84
85 [[image:homeoffice-vereinbarungs-workflow-03-report-beschreibung.png||style="border-radius:4px; border:1px solid #dddddd; margin:14px 0; max-width:760px"]]
86
87 Aufteilung des Durchschnitts der tatsächlich in Rimo geschriebenen Homeoffice Tage pro Abteilung
88
89 **2. Report - Tab**
90
91 1.
92
93 [[image:homeoffice-vereinbarungs-workflow-04-report-beschreibung.png||style="border-radius:4px; border:1px solid #dddddd; margin:14px 0; max-width:760px"]]
94
95 Auflistung von allen in MS Forms abgeschickten Formularen. Aktiv: Heutiges Datum liegt im Zeitraum der Vereinbarung. Gültig: Vereinbarung ist beidseitig signiert und aktiv
96
97 2.
98
99 [[image:homeoffice-vereinbarungs-workflow-05-report-beschreibung.png||style="border-radius:4px; border:1px solid #dddddd; margin:14px 0; max-width:760px"]]
100
101 Auflistung der Personen mit gültiger Vereinbarung und die Anzahl der tatsächlich in Rimo geschriebenen Homeoffice Tagen der letzten abgeschlossenen Woche
102
103 3.
104
105 [[image:homeoffice-vereinbarungs-workflow-06-report-beschreibung.png||style="border-radius:4px; border:1px solid #dddddd; margin:14px 0; max-width:760px"]]
106
107 Auflistung der tatsächlich in Rimo geschriebenen Tage von allen Personen, auch ohne Vereinbarung (rot markiert), im Vergleich zu den vereinbarten Homeoffice Tagen
108
109 **3. Personen ohne VB – Tab**
110
111 [[image:homeoffice-vereinbarungs-workflow-07-report-beschreibung.png||style="border-radius:4px; border:1px solid #dddddd; margin:14px 0; max-width:760px"]]
112
113 Auflistung aller Personen, die in den letzten 2 Monaten (dynamisch einstellbar) in Rimo Homeoffice geschrieben haben, aber keine gültige Vereinbarung besitzen
114
115 **4. SP List Data - Tab**
116
117 Alle Daten der Sharepoint Liste (für leichteren Excel Export für HR)
118
119 == Wartungen ==
120
121 1. Sollte sich bei den Abteilungen etwas ändern, muss das MS-Forms angepasst werden (Dropdown)
122 1. Das temporäre HTML File wird auf einem persönlichen Drive gespeichert (Stand März 2026), dies muss bei Änderungen/Übergaben angepasst werden
123 1. Sollte es Änderungen bei der maximalen Gültigkeitsdauer geben, muss dies im MS-Forms und im Workflow angepasst werden
124 1. Sollte sich der Owner vom MS Forms ändern, muss das Formular kopiert werden und an den neuen Owner geschickt werden, die ID mit Power Automate verknüpft werden und ein neuer Ausfülllink veröffentlicht werden vom Headoffice