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Wiki source code of Externe User in Power BI

Version 7.1 by Dimitri Rupp on 2026/06/11 09:15
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1 {{box cssClass="floatinginfobox" title="**Inhalt**"}}
2 {{toc/}}
3 {{/box}}
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5 = 🔐 Externe User in SPL Tele Power BI =
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7 {{info}}
8 Anleitung zur **Einladung externer User** in den SPL-Tele-Power-BI-Tenant — Admin-Schritte für die SPL-Seite und Onboarding-Anleitung für die einzuladende Person. Mit PDF-Anhang zum Weiterleiten an die externen User.
9 {{/info}}
10
11 == 🗺️ Gesamtprozess-Übersicht ==
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13 {{mermaid}}
14 flowchart TD
15 A[📨 <b>IT-Ticket in Rimo</b><br/>mit E-Mail-Adresse und Name<br/>der einzuladenden Person]
16 A --> B[👤 <b>SPL Tele:</b> User in<br/>Microsoft Entra anlegen]
17 B --> C[🔑 Hinzufügen zur Security-Gruppe<br/><i>Power BI External Users</i>]
18 C --> D[✉️ Automatische Einladungs-E-Mail<br/>an die hinterlegte Adresse]
19 D --> E[🌐 <b>Externer User:</b><br/>Accept invitation, Profildaten freigeben,<br/>Multifaktor-Authentifizierung einrichten]
20 E --> F[📊 SPL Tele: Berechtigung für<br/>konkrete Workspaces und Reports]
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22 style A fill:#fff4cc,stroke:#cc9900,stroke-width:2px
23 style B fill:#e8f1fa,stroke:#4472c4
24 style C fill:#e8f1fa,stroke:#4472c4
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26 style E fill:#fff4cc,stroke:#cc9900
27 style F fill:#d4edda,stroke:#28a745,stroke-width:2px
28 {{/mermaid}}
29
30 == ⚙️ Admin-Schritte (SPL Tele) ==
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32 Um externe User in unseren Power-BI-Tenant einladen zu können, sind ein paar Schritte notwendig:
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34 # **IT-Ticket in Rimo** erstellen mit E-Mail-Adresse und Name der einzuladenden Person
35 # Der User wird mit seiner E-Mail-Adresse **in Microsoft Entra** angelegt
36 # Der User wird in die **Security-Gruppe „Power BI External Users"** hinzugefügt
37 # Durch die Anlage in Entra erhält der User automatisch eine **Einladungs-E-Mail**
38 # Anschließend kann der User für **Workspaces und Reports berechtigt** werden
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40 == 👤 Guide für externe User ==
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42 Externe User, die zum SPL Tele Power BI Tenant eingeladen werden, erhalten folgende E-Mail:
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44 [[image:01-einladungs-email.png]]
45
46 //Einladungs-E-Mail mit „Accept invitation"-Button.//
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48 === Schritt 1: Einladung annehmen ===
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50 Mit Klick auf den Button **„Accept invitation"** kommt man zum Login und zum Setup der Multifaktor-Authentifizierung. Zuerst müssen Profildaten für unseren Tenant freigegeben werden:
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52 [[image:02-profildaten-freigabe.png]]
53
54 //Freigabe der Profildaten für den SPL-Tele-Tenant.//
55
56 === Schritt 2: Anmeldung ===
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58 Anschließend wird man aufgefordert, sich anzumelden. Bitte mit der **eigenen Tenant-ID**, an die auch die Einladung geschickt wurde, einloggen:
59
60 [[image:03-anmeldung-tenant.png]]
61
62 //Anmeldung mit der eigenen Tenant-ID.//
63
64 === Schritt 3: Multifaktor-Authentifizierung einrichten ===
65
66 Nun gelangt man zum eigentlichen Setup der Multifaktor-Authentifizierung:
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68 [[image:04-mfa-setup.png]]
69
70 //Setup-Startseite der Multifaktor-Authentifizierung.//
71
72 {{info}}
73 **Empfehlung:** Microsoft Authenticator App verwenden. Falls die App nicht auf dem Handy installiert ist, führt der **„Download now"**-Link zur offiziellen Download-Seite von Microsoft.
74
75 Alternativ kann die Authentifizierung auch per **Telefonnummer (SMS oder Anruf)** erfolgen — Klick auf **„I want to set up a different method"**. Da bei jedem Login eine Authentifizierung erforderlich ist, empfehlen wir die App.
76 {{/info}}
77
78 === Schritt 4: QR-Code scannen ===
79
80 Mit Klick auf **„Next"** kommt man zur Einrichtung der Authenticator-App. Mit Klick auf das **„+"** in der Authenticator-App lässt sich ein neuer Account hinzufügen. Man wird aufgefordert, den QR-Code zu scannen:
81
82 [[image:05-qr-code-scannen.png]]
83
84 //QR-Code-Scan in der Microsoft Authenticator App.//
85
86 === Schritt 5: MFA-App eingerichtet ===
87
88 Wenn alles geklappt hat, sieht man folgende Seiten:
89
90 [[image:06-mfa-app-eingerichtet.png]]
91
92 //Bestätigung der MFA-App-Einrichtung.//
93
94 [[image:07-mfa-bestaetigung.png]]
95
96 //Weitere Bestätigung im MFA-Setup.//
97
98 === Schritt 6: Authenticator-Code bestätigen ===
99
100 Anschließend wird man aufgefordert, den neu eingerichteten Authenticator zu verwenden, indem man die **angezeigte Zahl in der App eingibt**:
101
102 [[image:08-authenticator-code.png]]
103
104 //Code-Eingabe in der Authenticator-App.//
105
106 === Schritt 7: Power BI öffnen ===
107
108 Wenn alles geklappt hat, wird man auf die **„My Applications"**-Seite von Microsoft weitergeleitet. Nun kann die SPL Tele Power BI Seite über folgenden Link geöffnet werden:
109
110 [[https://app.powerbi.com/home?ctid=ea461b52-5e55-4cbd-84e8-2d8135cddda2>>url:https://app.powerbi.com/home?ctid=ea461b52-5e55-4cbd-84e8-2d8135cddda2]]
111
112 [[image:09-spl-tele-power-bi-zugriff.png]]
113
114 //Zugriff auf den SPL-Tele-Power-BI-Tenant.//
115
116 {{warning}}
117 **Wichtig — Bookmark setzen:** Alternativ wird nach einer gewissen Zeit auch im eigenen Tenant ein Button angezeigt, mit dem man auf den SPL-Tele-Power-BI-Tenant zugreifen kann. **Trotzdem muss in regelmäßigen Abständen der oben genannte Link geöffnet werden, damit die Authentifizierung bestätigt wird.**
118
119 **Deshalb empfehlen wir, den Link als Bookmark zu speichern und über den Link auf SPL Tele Power BI zuzugreifen.**
120 {{/warning}}
121
122 [[image:10-alternativer-tenant-zugriff.png]]
123
124 //Alternativer Zugriff über den eigenen Tenant.//
125
126 == 📄 PDF-Anleitung zum Weitergeben ==
127
128 Die folgende PDF-Anleitung kann direkt an externe User weitergegeben werden, die zum SPL-Tele-Power-BI-Tenant eingeladen werden:
129
130 [[**Externe User in SPL Tele Power BI Tenant — PDF (1.9 MB)**>>attach:Externe-User-in-SPL-Tele-Power-BI-Tenant.pdf]]
131
132 {{html clean="false"}}
133 <iframe src="/xwiki/bin/download/WikiPowerBI/Externe-User-in-Power-BI/WebHome/Externe-User-in-SPL-Tele-Power-BI-Tenant.pdf" width="100%" height="900" style="border:1px solid #ddd; margin-top:1em;"></iframe>
134 {{/html}}
135
136 == ❓ FAQ und Troubleshooting ==
137
138 === Was tun, wenn die Einladungs-E-Mail nicht ankommt? ===
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140 * Junk-/Spam-Ordner prüfen
141 * Mit dem PMO oder Business Excellence prüfen, ob die E-Mail-Adresse korrekt im IT-Ticket angegeben war
142 * Bei Bedarf neues IT-Ticket zur Re-Einladung erstellen
143
144 === Wo finde ich nach der ersten Anmeldung den Tenant wieder? ===
145
146 * **Empfohlen:** Bookmark mit dem Link [[https://app.powerbi.com/home?ctid=ea461b52-5e55-4cbd-84e8-2d8135cddda2>>url:https://app.powerbi.com/home?ctid=ea461b52-5e55-4cbd-84e8-2d8135cddda2]] setzen
147 * Alternativ: im eigenen Tenant nach dem SPL-Tele-Button suchen (erscheint nach einer gewissen Zeit)
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149 === Was passiert nach Anlage in Entra automatisch? ===
150
151 * Eintrag in Security-Gruppe „Power BI External Users"
152 * Einladungs-E-Mail an die hinterlegte Adresse
153 * Berechtigung für konkrete Workspaces / Reports wird in einem zweiten Schritt vergeben
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157 {{info}}
158 **Migrations-Hinweis:** Diese Seite wurde am 24.05.2026 aus dem SharePoint WikiPowerBI ins Lumi-XWiki-Staging migriert.
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160 **Original-Autor:** Sonderegger Patrick (PMO Consultant, Erstellung 2023-12-11, letzte Änderung 2023-12-14)
161 **Original-Quelle:** [[Externe User in Power BI (SharePoint)>>url:https://spltele.sharepoint.com/sites/WikiPowerBI/SitePages/Externe-User-in-Power-BI.aspx]]
162 **Original-PDF-Quelle:** [[Externe User in SPL Tele Power BI Tenant.pdf (SharePoint Documents)>>url:https://spltele.sharepoint.com/sites/WikiPowerBI/Freigegebene%20Dokumente/Externe%20User%20in%20SPL%20Tele%20Power%20BI%20Tenant.pdf]]
163 **Migration:** Dimitri Rupp via ClaudeAI
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165 **Bemerkungen zur Migration:**
166 * **Wissensdatenbank-Ausbau** im Rahmen des Strategie-Wechsels: Original-Content 1:1 erhalten und sprachlich geglättet, mit **Mermaid-Prozess-Übersicht** ergänzt
167 * 10 Screenshots mit sprechenden Namen (01-einladungs-email bis 10-alternativer-tenant-zugriff)
168 * **NEU**: PDF aus dem SharePoint-Documents-Bereich integriert (als Inline-Iframe + Attachment-Link zum Download und Weiterleiten)
169 * **NEU**: FAQ und Troubleshooting-Section am Ende als zusätzliche Hilfe für externe User (drei häufige Fragen)
170 * Sprach-Glättung: „Schritte notwendig" → klare nummerierte Anleitung; Empfehlungs- und Warnungs-Box-Strukturierung; Bild-Captions ergänzt
171 {{/info}}
172
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176 == Verwandte Themen ==
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178 //Kuratiert — kann direkt im Editor ergänzt werden://
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180 * [[Fabric security for admins>>doc:IT-Wiki.06-Security-und-Compliance.Fabric-security-for-admins.WebHome]]
181 * [[Azure>>doc:IT-Wiki.02-Tools.Azure.WebHome]]
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183 {{include reference="IT-Wiki.Makros.Verwandte-Themen.WebHome"/}}
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186 **Status:** Migriert — Team-Review ausstehend · **Owner:** //(festlegen)// · **Letzter Review:** 2026-06-11