Externe User in Power BI
🔐 Externe User in SPL Tele Power BI
🗺️ Gesamtprozess-Übersicht
flowchart TD
A[📨 IT-Ticket in Rimo
mit E-Mail-Adresse und Name
der einzuladenden Person]
A --> B[👤 SPL Tele: User in
Microsoft Entra anlegen]
B --> C[🔑 Hinzufügen zur Security-Gruppe
Power BI External Users]
C --> D[✉️ Automatische Einladungs-E-Mail
an die hinterlegte Adresse]
D --> E[🌐 Externer User:
Accept invitation, Profildaten freigeben,
Multifaktor-Authentifizierung einrichten]
E --> F[📊 SPL Tele: Berechtigung für
konkrete Workspaces und Reports]
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style B fill:#e8f1fa,stroke:#4472c4
style C fill:#e8f1fa,stroke:#4472c4
style D fill:#e8e1f0,stroke:#6f42c1,stroke-width:2px
style E fill:#fff4cc,stroke:#cc9900
style F fill:#d4edda,stroke:#28a745,stroke-width:2px
⚙️ Admin-Schritte (SPL Tele)
Um externe User in unseren Power-BI-Tenant einladen zu können, sind ein paar Schritte notwendig:
# IT-Ticket in Rimo erstellen mit E-Mail-Adresse und Name der einzuladenden Person
# Der User wird mit seiner E-Mail-Adresse in Microsoft Entra angelegt
# Der User wird in die Security-Gruppe „Power BI External Users" hinzugefügt
# Durch die Anlage in Entra erhält der User automatisch eine Einladungs-E-Mail
# Anschließend kann der User für Workspaces und Reports berechtigt werden
👤 Guide für externe User
Externe User, die zum SPL Tele Power BI Tenant eingeladen werden, erhalten folgende E-Mail:
Einladungs-E-Mail mit „Accept invitation"-Button.
Schritt 1: Einladung annehmen
Mit Klick auf den Button „Accept invitation" kommt man zum Login und zum Setup der Multifaktor-Authentifizierung. Zuerst müssen Profildaten für unseren Tenant freigegeben werden:
Freigabe der Profildaten für den SPL-Tele-Tenant.
Schritt 2: Anmeldung
Anschließend wird man aufgefordert, sich anzumelden. Bitte mit der eigenen Tenant-ID, an die auch die Einladung geschickt wurde, einloggen:
Anmeldung mit der eigenen Tenant-ID.
Schritt 3: Multifaktor-Authentifizierung einrichten
Nun gelangt man zum eigentlichen Setup der Multifaktor-Authentifizierung:
Setup-Startseite der Multifaktor-Authentifizierung.
Schritt 4: QR-Code scannen
Mit Klick auf „Next" kommt man zur Einrichtung der Authenticator-App. Mit Klick auf das „+" in der Authenticator-App lässt sich ein neuer Account hinzufügen. Man wird aufgefordert, den QR-Code zu scannen:
QR-Code-Scan in der Microsoft Authenticator App.
Schritt 5: MFA-App eingerichtet
Wenn alles geklappt hat, sieht man folgende Seiten:
Bestätigung der MFA-App-Einrichtung.
Weitere Bestätigung im MFA-Setup.
Schritt 6: Authenticator-Code bestätigen
Anschließend wird man aufgefordert, den neu eingerichteten Authenticator zu verwenden, indem man die angezeigte Zahl in der App eingibt:
Code-Eingabe in der Authenticator-App.
Schritt 7: Power BI öffnen
Wenn alles geklappt hat, wird man auf die „My Applications"-Seite von Microsoft weitergeleitet. Nun kann die SPL Tele Power BI Seite über folgenden Link geöffnet werden:
https://app.powerbi.com/home?ctid=ea461b52-5e55-4cbd-84e8-2d8135cddda2
Zugriff auf den SPL-Tele-Power-BI-Tenant.
Alternativer Zugriff über den eigenen Tenant.
📄 PDF-Anleitung zum Weitergeben
Die folgende PDF-Anleitung kann direkt an externe User weitergegeben werden, die zum SPL-Tele-Power-BI-Tenant eingeladen werden:
❓ FAQ und Troubleshooting
Was tun, wenn die Einladungs-E-Mail nicht ankommt?
- Junk-/Spam-Ordner prüfen
- Mit dem PMO oder Business Excellence prüfen, ob die E-Mail-Adresse korrekt im IT-Ticket angegeben war
- Bei Bedarf neues IT-Ticket zur Re-Einladung erstellen
Wo finde ich nach der ersten Anmeldung den Tenant wieder?
- Empfohlen: Bookmark mit dem Link https://app.powerbi.com/home?ctid=ea461b52-5e55-4cbd-84e8-2d8135cddda2 setzen
- Alternativ: im eigenen Tenant nach dem SPL-Tele-Button suchen (erscheint nach einer gewissen Zeit)
Was passiert nach Anlage in Entra automatisch?
- Eintrag in Security-Gruppe „Power BI External Users"
- Einladungs-E-Mail an die hinterlegte Adresse
- Berechtigung für konkrete Workspaces / Reports wird in einem zweiten Schritt vergeben