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Wiki source code of BE Postfach

Last modified by Dimitri Rupp on 2026/06/11 09:30
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Dimitri Rupp 1.1 1 {{box cssClass="floatinginfobox" title="**Auf dieser Seite**"}}
2 {{toc/}}
3 {{/box}}
4
5 = 📧 BE Postfach =
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7 {{info}}
8 **Bereich:** BE Postfach — Backoffice-Dokumentation im Rimo-Umfeld.
9 **Zielgruppe:** SPL-Tele Backoffice-Mitarbeitende und Key-User.
10 {{/info}}
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12 **🔄 Triage im BE-Postfach — welche E-Mail wird wie behandelt:**
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14 {{mermaid}}
15 flowchart TD
16 M([E-Mail im BE-Postfach]) --> T{E-Mail-Typ?}
17 T -->|Outlook Zusage| Z[Aus Postfach löschen]
18 T -->|Outlook Absage| A[Weiterleiten und zuständiger Person zuweisen]
19 T -->|Urlaub / Telearbeit| U[Im Kalender eintragen, Abteilungspostfach einladen]
20 T -->|Austritt| X[Auf gelesen setzen, Kategorie Y_pending]
21 T -->|Personaleintritt / UM| P[Mit Y_pending markieren, dann Fach Useranlagen]
22 classDef act fill:#e3f2fd,stroke:#1976d2,stroke-width:1px
23 class Z,A,U,X,P act
24 {{/mermaid}}
25
26 == Outlook Zu-/Absagen ==
27
28 **Zusagen**
29
30 Bei Zusagen aus dem Postfach löschen. (siehe Screenshot)
31
32 [[image:be-postfach-01-outlook-zu-absagen.png||style="max-width:760px; border:1px solid #ddd; border-radius:4px; margin:14px 0;"]]
33
34 **Absagen**
35
36 Bei Absagen der Person weiterleiten und nicht löschen. Der Zuständigen Person zuweisen.
37
38 [[image:be-postfach-02-outlook-zu-absagen.png||style="max-width:760px; border:1px solid #ddd; border-radius:4px; margin:14px 0;"]]
39
40 == Urlaube / Telearbeit ==
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42 **Urlaube im Outlook eintragen**
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44 Im eigenem Kalender im roten Bereich doppelt klicken.
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46 [[image:be-postfach-03-urlaube-telearbeit.png||style="max-width:760px; border:1px solid #ddd; border-radius:4px; margin:14px 0;"]]
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48 Folgendes Fenster öffnet sich:
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50 [[image:be-postfach-04-urlaube-telearbeit.png||style="max-width:760px; border:1px solid #ddd; border-radius:4px; margin:14px 0;"]]
51
52 Im Titel den Namen eingeben und Urlaub dazu schreiben (gelbe Markierung)
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54 [[image:be-postfach-05-urlaube-telearbeit.png||style="max-width:760px; border:1px solid #ddd; border-radius:4px; margin:14px 0;"]]
55
56 Das Datum anpassen, um welchen Zeitraum es sich handelt. (grĂĽne Markierung) Teilnehmer einladen (Abteilung/Team E-Mail), um es in den Abteilungskalender einzutragen, oder einzelnen Personen mitzuteilen, dass man hier im Urlaub ist. (TĂĽrkise Markierung)
57
58 Wenn man auf Teilnehmer einladen klickt, öffnet sich folgendes Fenster
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60 [[image:be-postfach-06-urlaube-telearbeit.png||style="max-width:760px; border:1px solid #ddd; border-radius:4px; margin:14px 0;"]]
61
62 Folgendes ist zu beachten:
63
64 1. TĂĽrkise Markierung: Diesen Button drĂĽcken, da es sich um einen Urlaub handelt und um keine Besprechung
65 1. Rote Markierung: Hier das Abteilungspostfach einzufĂĽgen, oder Personen, die es unbedingt wissen sollten, das man im Urlaub ist.
66 1. Blaue Markierung: Raus löschen, falls noch ein Ort hinterlegt ist
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68 Nach Beachtung der Punkte, absenden.
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70 [[image:be-postfach-07-urlaube-telearbeit.png||style="max-width:760px; border:1px solid #ddd; border-radius:4px; margin:14px 0;"]]
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72 Sieht dann wie folgt im eigenen Kalender aus:
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74 [[image:be-postfach-08-urlaube-telearbeit.png||style="max-width:760px; border:1px solid #ddd; border-radius:4px; margin:14px 0;"]]
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76 Um es offensichtlich darzustellen, mit rechtsklick auf den Tag folgendes auswählen:
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78 [[image:be-postfach-09-urlaube-telearbeit.png||style="max-width:760px; border:1px solid #ddd; border-radius:4px; margin:14px 0;"]]
79
80 Wenn es ins Abteilungspostfach gesendet wurde, im Postfach den Urlaub, im Kalender in deine Farbe umändern wie im Beispiel angegeben:
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82 [[image:be-postfach-10-urlaube-telearbeit.png||style="max-width:760px; border:1px solid #ddd; border-radius:4px; margin:14px 0;"]]
83
84 **Tele Arbeit**
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86 Der Vorgang ist der gleiche wie beim Urlaubseintrag, das Einzige, was sich hier ändert ist:
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88 [[image:be-postfach-11-urlaube-telearbeit.png||style="max-width:760px; border:1px solid #ddd; border-radius:4px; margin:14px 0;"]]
89
90 Hier ist im eigenen Kalender, wie oben im Bild beschrieben, dies abzuändern.
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92 == Austritte ==
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94 Hier wird von Andreas Pleil eine E-Mail in das BE-Postfach gesendet, die wie folgt aussieht:
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96 [[image:be-postfach-12-austritte.png||style="max-width:760px; border:1px solid #ddd; border-radius:4px; margin:14px 0;"]]
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98 //__E-Mail zuweisen__//
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100 Die E-Mail auf gelesen setzen, mit einem rechtsklick und dann aufgelesen markieren (blaue Markierung).
101
102 Weiter in die Y_pending Kategorie einordnen
103
104 == Personaleintritte / UM ==
105
106 Hier kommen E-Mails ins BE Postfach von „Form Cycle“ oder „noreply-tele-prod@rimo-saas.com“, in diesem Fall die E-Mails mit Y_pending markieren. (Siehe Screenshots)
107
108 [[image:be-postfach-13-personaleintritte-um.png||style="max-width:760px; border:1px solid #ddd; border-radius:4px; margin:14px 0;"]]
109
110 [[image:be-postfach-14-personaleintritte-um.png||style="max-width:760px; border:1px solid #ddd; border-radius:4px; margin:14px 0;"]]
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112 [[image:be-postfach-15-personaleintritte-um.png||style="max-width:760px; border:1px solid #ddd; border-radius:4px; margin:14px 0;"]]
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114 Diese Aufgabe übernimmt meist Dejan, wenn die erledigt ist, dann im BE Postfach in das Fach Useranlagen verschieben → vorher Absprache mit zuständigen Person
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116 [[image:be-postfach-16-personaleintritte-um.png||style="max-width:760px; border:1px solid #ddd; border-radius:4px; margin:14px 0;"]]
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120 == Verwandte Themen ==
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122 //Kuratiert — kann direkt im Editor ergänzt werden://
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124 * [[Homeoffice-Regelung>>doc:IT-Wiki.04-Abteilung-IT.Organisation.Homeoffice-Regelung.WebHome]]
125 * [[Homeoffice Vereinbarungs Workflow>>doc:IT-Wiki.04-Abteilung-IT.Organisation.Homeoffice-Vereinbarungs-Workflow.WebHome]]
126 * [[PMO>>doc:IT-Wiki.04-Abteilung-IT.Organisation.PMO.WebHome]]
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128 {{include reference="IT-Wiki.Makros.Verwandte-Themen.WebHome"/}}
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131 **Status:** Migriert — Team-Review ausstehend · **Owner:** //(festlegen)// · **Letzter Review:** 2026-06-11
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