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Homeoffice Vereinbarungs Workflow

Version 16.1 by Dimitri Rupp on 2026/07/08 13:55
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🏠 Homeoffice Vereinbarungs Workflow

Information

Bereich: Homeoffice Vereinbarungs Workflow — Backoffice-Dokumentation im Rimo-Umfeld.
Zielgruppe: SPL-Tele Backoffice-Mitarbeitende und Key-User.

🔄 End-to-End-Ablauf (2 Power-Automate-Workflows + Report):

flowchart TD
    F[MS-Forms ausgefüllt] --> L[Daten in SharePoint-Liste]
    L --> P[HTML erzeugen und in PDF umwandeln]
    P --> A[Adobe-Acrobat-Agreement zum Unterschreiben]
    A --> S{Beidseitig signiert?}
    S -->|Ja| M[Unterschriebene PDF an Payroll/HR]
    S -->|Ja| R[Report: durchschnittliche Homeoffice-Tage pro Abteilung]
    S -->|Nein| W[Workflow wartet/endet]
    classDef act fill:#e3f2fd,stroke:#1976d2,stroke-width:1px
    class F,L,P,A,M,R,W act

Anforderungen

HR braucht ein Tool, um die jährliche Homeoffice Vereinbarung leicht und digital auszuschicken und unterschreiben zu lassen und die Daten vom Formular auszuwerten.

Das Tool soll ein Formular zur Verfügung stellen, welches von Linemanager:in oder Mitarbeiter:in ausgefüllt wird und dann zum Unterschreiben an beide Parteien verschickt wird.

Nach der Unterschrift von beiden soll die PDF an HR per Mail verschickt werden.

Die Daten des Formulars sollen in einem Report verwendet werden, um die durchschnittlichen Homeoffice Tage pro Abteilung ablesen zu können.

Umsetzung

Workflow-Beschreibung

Bei der Umsetzung wurden 2 Power Automate Workflows erstellt. Ein Workflow sammelt die Daten vom MS-Forms und erstellt eine PDF zum Unterschreiben, der 2. Workflow sendet das unterschriebene PDF an HR.



      1. Workflow „MSForm_to_PDF“
  1. Ein MS-Forms Formular wird ausgefüllt
  2. Die Daten vom Formular werden in eine Sharepointliste gespeichert
  3. Das Datum „gültig bis“ vom Formular wird überprüft, ob es maximal 365 Tage in der Zukunft vom heutigen Datum ist, wenn nicht, wird es ersetzt durch das heutige Datum + 365 Tage
  4. Eine HTML Datei wird mit den Formular Daten erstellt und temporär in einem Folder gespeichert
  5. Aus diesem HTML wird eine PDF erstellt
  6. Ein Agreement mittels Adobe Acrobat Funktion wird aus dieser PDF erstellt
  7. Das HTML File wird gelöscht

2. Workflow „AdobeSign_to_Email“

  1. Wenn ein Agreement über Daniela Grubers Account vollständig unterschrieben wird, wird der Workflow getriggert
  2. Es wird überprüft, ob das Agreement „_homeoffice_vereinbarung“ im Namen enthält
  3. Sollte das nicht der Fall sein wird der Workflow beendet
  4. Wenn eine homeoffice Vereinbarung unterschrieben wurde, wird die Sharepointliste aktualisiert mit einem „signed“ Flag
  5. Die unterschriebene PDF wird an Payroll@spl-tele.com geschickt

Report Beschreibung



      1. Business Unit Report - Tab

1.

homeoffice-vereinbarungs-workflow-01-report-beschreibung.png

Blaue Balken: Durchschnitt der tatsächlich in Rimo geschriebenen Homeoffice Tage pro Abteilung

Grüne Linie: Durchschnitt der vereinbarten Anzahl an Homeoffice Tage pro Abteilung

2.

homeoffice-vereinbarungs-workflow-02-report-beschreibung.png

Tatsächlich in Rimo geschriebene Homeoffice Tage pro Wochentag von allen Abteilungen

3.

homeoffice-vereinbarungs-workflow-03-report-beschreibung.png

Aufteilung des Durchschnitts der tatsächlich in Rimo geschriebenen Homeoffice Tage pro Abteilung

2. Report - Tab

1.

homeoffice-vereinbarungs-workflow-04-report-beschreibung.png

Auflistung von allen in MS Forms abgeschickten Formularen. Aktiv: Heutiges Datum liegt im Zeitraum der Vereinbarung. Gültig: Vereinbarung ist beidseitig signiert und aktiv

2.

homeoffice-vereinbarungs-workflow-05-report-beschreibung.png

Auflistung der Personen mit gültiger Vereinbarung und die Anzahl der tatsächlich in Rimo geschriebenen Homeoffice Tagen der letzten abgeschlossenen Woche

3.

homeoffice-vereinbarungs-workflow-06-report-beschreibung.png

Auflistung der tatsächlich in Rimo geschriebenen Tage von allen Personen, auch ohne Vereinbarung (rot markiert), im Vergleich zu den vereinbarten Homeoffice Tagen

3. Personen ohne VB – Tab

homeoffice-vereinbarungs-workflow-07-report-beschreibung.png

Auflistung aller Personen, die in den letzten 2 Monaten (dynamisch einstellbar) in Rimo Homeoffice geschrieben haben, aber keine gültige Vereinbarung besitzen

4. SP List Data - Tab

Alle Daten der Sharepoint Liste (für leichteren Excel Export für HR)

Wartungen

  1. Sollte sich bei den Abteilungen etwas ändern, muss das MS-Forms angepasst werden (Dropdown)
  2. Das temporäre HTML File wird auf einem persönlichen Drive gespeichert (Stand März 2026), dies muss bei Änderungen/Übergaben angepasst werden
  3. Sollte es Änderungen bei der maximalen Gültigkeitsdauer geben, muss dies im MS-Forms und im Workflow angepasst werden
  4. Sollte sich der Owner vom MS Forms ändern, muss das Formular kopiert werden und an den neuen Owner geschickt werden, die ID mit Power Automate verknüpft werden und ein neuer Ausfülllink veröffentlicht werden vom Headoffice