Externe User in Power BI

Version 2.1 by Dimitri Rupp on 2026/06/11 09:15

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Inhalt

🔐 Externe User in SPL Tele Power BI

🔐 Externe User in SPL Tele Power BI

Anleitung zur Einladung externer User in den SPL-Tele-Power-BI-Tenant — Admin-Schritte für die SPL-Seite und Onboarding-Anleitung für die einzuladende Person. Mit PDF-Anhang zum Weiterleiten an die externen User.

🗺️ Gesamtprozess-Übersicht

flowchart TD
    A[📨 IT-Ticket in Rimo
mit E-Mail-Adresse und Name
der einzuladenden Person]
    A --> B[👤 SPL Tele: User in
Microsoft Entra anlegen]
    B --> C[🔑 Hinzufügen zur Security-Gruppe
Power BI External Users]
    C --> D[✉️ Automatische Einladungs-E-Mail
an die hinterlegte Adresse]
    D --> E[🌐 Externer User:
Accept invitation, Profildaten freigeben,
Multifaktor-Authentifizierung einrichten]
    E --> F[📊 SPL Tele: Berechtigung für
konkrete Workspaces und Reports]

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⚙️ Admin-Schritte (SPL Tele)

Um externe User in unseren Power-BI-Tenant einladen zu können, sind ein paar Schritte notwendig:

# IT-Ticket in Rimo erstellen mit E-Mail-Adresse und Name der einzuladenden Person
# Der User wird mit seiner E-Mail-Adresse in Microsoft Entra angelegt
# Der User wird in die Security-Gruppe „Power BI External Users" hinzugefügt
# Durch die Anlage in Entra erhält der User automatisch eine Einladungs-E-Mail
# Anschließend kann der User für Workspaces und Reports berechtigt werden

👤 Guide für externe User

Externe User, die zum SPL Tele Power BI Tenant eingeladen werden, erhalten folgende E-Mail:

Einladungs-E-Mail mit „Accept invitation"-Button.

Schritt 1: Einladung annehmen

Mit Klick auf den Button „Accept invitation" kommt man zum Login und zum Setup der Multifaktor-Authentifizierung. Zuerst müssen Profildaten für unseren Tenant freigegeben werden:

Freigabe der Profildaten für den SPL-Tele-Tenant.

Schritt 2: Anmeldung

Anschließend wird man aufgefordert, sich anzumelden. Bitte mit der eigenen Tenant-ID, an die auch die Einladung geschickt wurde, einloggen:

Anmeldung mit der eigenen Tenant-ID.

Schritt 3: Multifaktor-Authentifizierung einrichten

Nun gelangt man zum eigentlichen Setup der Multifaktor-Authentifizierung:

Setup-Startseite der Multifaktor-Authentifizierung.

Empfehlung: Microsoft Authenticator App verwenden. Falls die App nicht auf dem Handy installiert ist, führt der „Download now"-Link zur offiziellen Download-Seite von Microsoft.

Alternativ kann die Authentifizierung auch per Telefonnummer (SMS oder Anruf) erfolgen — Klick auf „I want to set up a different method". Da bei jedem Login eine Authentifizierung erforderlich ist, empfehlen wir die App.

Schritt 4: QR-Code scannen

Mit Klick auf „Next" kommt man zur Einrichtung der Authenticator-App. Mit Klick auf das „+" in der Authenticator-App lässt sich ein neuer Account hinzufügen. Man wird aufgefordert, den QR-Code zu scannen:

QR-Code-Scan in der Microsoft Authenticator App.

Schritt 5: MFA-App eingerichtet

Wenn alles geklappt hat, sieht man folgende Seiten:

Bestätigung der MFA-App-Einrichtung.

Weitere Bestätigung im MFA-Setup.

Schritt 6: Authenticator-Code bestätigen

Anschließend wird man aufgefordert, den neu eingerichteten Authenticator zu verwenden, indem man die angezeigte Zahl in der App eingibt:

Code-Eingabe in der Authenticator-App.

Schritt 7: Power BI öffnen

Wenn alles geklappt hat, wird man auf die „My Applications"-Seite von Microsoft weitergeleitet. Nun kann die SPL Tele Power BI Seite über folgenden Link geöffnet werden:

https://app.powerbi.com/home?ctid=ea461b52-5e55-4cbd-84e8-2d8135cddda2

Zugriff auf den SPL-Tele-Power-BI-Tenant.

Wichtig — Bookmark setzen: Alternativ wird nach einer gewissen Zeit auch im eigenen Tenant ein Button angezeigt, mit dem man auf den SPL-Tele-Power-BI-Tenant zugreifen kann. Trotzdem muss in regelmäßigen Abständen der oben genannte Link geöffnet werden, damit die Authentifizierung bestätigt wird.

Deshalb empfehlen wir, den Link als Bookmark zu speichern und über den Link auf SPL Tele Power BI zuzugreifen.

Alternativer Zugriff über den eigenen Tenant.

📄 PDF-Anleitung zum Weitergeben

Die folgende PDF-Anleitung kann direkt an externe User weitergegeben werden, die zum SPL-Tele-Power-BI-Tenant eingeladen werden:

Externe User in SPL Tele Power BI Tenant — PDF (1.9 MB)

❓ FAQ und Troubleshooting

Was tun, wenn die Einladungs-E-Mail nicht ankommt?

Junk-/Spam-Ordner prüfen
Mit dem PMO oder Business Excellence prüfen, ob die E-Mail-Adresse korrekt im IT-Ticket angegeben war
Bei Bedarf neues IT-Ticket zur Re-Einladung erstellen

Wo finde ich nach der ersten Anmeldung den Tenant wieder?

Empfohlen: Bookmark mit dem Link https://app.powerbi.com/home?ctid=ea461b52-5e55-4cbd-84e8-2d8135cddda2 setzen
Alternativ: im eigenen Tenant nach dem SPL-Tele-Button suchen (erscheint nach einer gewissen Zeit)

Was passiert nach Anlage in Entra automatisch?

Eintrag in Security-Gruppe „Power BI External Users"
Einladungs-E-Mail an die hinterlegte Adresse
Berechtigung für konkrete Workspaces / Reports wird in einem zweiten Schritt vergeben

Migrations-Hinweis: Diese Seite wurde am 24.05.2026 aus dem SharePoint WikiPowerBI ins Lumi-XWiki-Staging migriert.

Original-Autor: Sonderegger Patrick (PMO Consultant, Erstellung 2023-12-11, letzte Änderung 2023-12-14)
Original-Quelle: Externe User in Power BI (SharePoint)
Original-PDF-Quelle: Externe User in SPL Tele Power BI Tenant.pdf (SharePoint Documents)
Migration: Dimitri Rupp via ClaudeAI

Bemerkungen zur Migration:

Wissensdatenbank-Ausbau im Rahmen des Strategie-Wechsels: Original-Content 1:1 erhalten und sprachlich geglättet, mit Mermaid-Prozess-Übersicht ergänzt
10 Screenshots mit sprechenden Namen (01-einladungs-email bis 10-alternativer-tenant-zugriff)
NEU: PDF aus dem SharePoint-Documents-Bereich integriert (als Inline-Iframe + Attachment-Link zum Download und Weiterleiten)
NEU: FAQ und Troubleshooting-Section am Ende als zusätzliche Hilfe für externe User (drei häufige Fragen)
Sprach-Glättung: „Schritte notwendig" → klare nummerierte Anleitung; Empfehlungs- und Warnungs-Box-Strukturierung; Bild-Captions ergänzt

Verwandte Themen

Kuratiert — kann direkt im Editor ergänzt werden://

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org.xwiki.rendering.macro.MacroExecutionException: The execution of the [velocity] script macro is not allowed in [xwiki:IT-Wiki.Makros.Verwandte-Themen.WebHome]. Check the rights of its last author or the parameters if it's rendered from another script.
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at org.xwiki.rendering.macro.script.AbstractScriptMacro.execute(AbstractScriptMacro.java:58)
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at com.xpn.xwiki.internal.template.DefaultTemplateManager.render(DefaultTemplateManager.java:85)
at com.xpn.xwiki.XWiki.evaluateTemplate(XWiki.java:2552)
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at com.xpn.xwiki.web.XWikiAction.execute(XWikiAction.java:651)
at com.xpn.xwiki.web.XWikiAction.execute(XWikiAction.java:339)
at com.xpn.xwiki.web.LegacyActionServlet.service(LegacyActionServlet.java:111)
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at org.eclipse.jetty.server.internal.HttpChannelState$HandlerInvoker.run(HttpChannelState.java:788)
at org.eclipse.jetty.server.internal.HttpConnection.onFillable(HttpConnection.java:420)
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at org.eclipse.jetty.io.SelectableChannelEndPoint$1.run(SelectableChannelEndPoint.java:54)
at org.eclipse.jetty.util.thread.QueuedThreadPool.runJob(QueuedThreadPool.java:1009)
at org.eclipse.jetty.util.thread.QueuedThreadPool$Runner.doRunJob(QueuedThreadPool.java:1240)
at org.eclipse.jetty.util.thread.QueuedThreadPool$Runner.run(QueuedThreadPool.java:1194)
at java.base/java.lang.Thread.run(Unknown Source)

Status: Migriert — Team-Review ausstehend · Owner: (festlegen) · Letzter Review: 2026-06-11

Externe User in Power BI

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