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Aufträge in neuem Projekt weiterführen

Version 43.1 by Dimitri Rupp on 2026/06/11 09:11
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📁 Aufträge in neuem Projekt weiterführen

Information

Bereich: Aufträge in neuem Projekt weiterführen — Backoffice-Dokumentation im Rimo-Umfeld.
Zielgruppe: SPL-Tele Backoffice-Mitarbeitende und Key-User.

🔄 Prozessübersicht:

flowchart TD
    A[Grundlegendes klären] --> B[Projekte neu anlegen]
    B --> C[Alte SOs via Import-Ansicht exportieren]
    C --> D[Import-Vorlage herunterladen und aufbereiten
Standorte · Kataloge/Inventory · Templates · SI-Übertrag]
    D --> E[Meilensteine auf neuem Projekt anlegen]
    E --> F[SO-Import durchführen]
    F --> G[Meilenstein-Import vorbereiten
FREEZE erforderlich]
    G --> H[Meilenstein-Import durchführen
FREEZE erforderlich]
    classDef act fill:#fff3cd,stroke:#b85c00,stroke-width:1px
    class A,B,C,D,E,F,G,H act

Es kann vorkommen, dass aus diversen Gründen Aufträge in einem neuen bzw. anderen Projekt weitergeführt werden sollen. Man sollte auf folgende Aspekte achten:

1.

Meilensteine
1.

dynamische Attribute
1.

File Types
1.

Standorte
1.

Kataloge
1.

Templates
1.

SI Übertrag

      1. Meilensteine müssen als erstes auf dem neuen Projekt angelegt werden. Leider geht das nur manuell. Wenn nur bestimmte Prozesse und daher nur vereinzelte Meilensteine verwendet werden, kann man sich an diesen orientieren und nur diese anlegen.

2. Dynamische Attribute muss man massenweise exportieren und kann sie mit folgendem Tip massenweise hinzufügen:

Über die Stammdaten oder im PM Cockpit exportiert man die Liste der dyn. Attribute des Referenzprojektes als CSV. Die Liste kann man  bearbeiten und statt einer Liste eine Zeile mit " | " getrennt zu erhalten. (dyn_Attr1 | dyn_Attr2 | dyn_Attr3) kann man dann bei Add Attributes einfügen.

1.

CSV der dyn. Attribute aus PM Cockpit/Stammdaten ziehen
1.

Beschreibung putzen: # weg, [typ] weg
1.

Zeile1&"|" und runterziehen die Spalte, sodass bei jedem Eintrag ein | steht
1.

Liste machen mit : =TEXTKETTE(F2:F108)

3. Dateitypen legt man am einfachsten über den Relationsmanager direkt am neuen Projekt an:

auftraege-in-neuem-projekt-weiterfuehren-01-screenshot.png

auftraege-in-neuem-projekt-weiterfuehren-02-screenshot.png

4. Standorte

Gibt es ein Inventory, muss dieses über Aktionen > Set inventory hinzugefügt werden.

auftraege-in-neuem-projekt-weiterfuehren-03-screenshot.png

5. Kataloge + Inventory

Mit “Kataloge” meinen die User meistens die Leistungsverzeichnisse. Wenn das Projekt geklont werden soll, kann man sich auch hier an dem ursprünglichen Projekt orientieren.

auftraege-in-neuem-projekt-weiterfuehren-04-screenshot.png

Inventories werden über Aktionen gesetzt mit “SetInventoryMITName”

auftraege-in-neuem-projekt-weiterfuehren-05-screenshot.png

6. Templates

Für die Templates ist dasselbe zu beachten wie beim Template klonen - sind alle Teams auf das neue Projekt relationiert? Sind die Manager aktuell? Sind alle Filetypes, dyn. Attribute und etwaige andere Einstellungen vorhanden?

7. SI Übertrag

Die SOs können nicht “umgehängt” werden. Sie müssen neu angelegt werden und ebenfalls auf den aktuellen Stand gebracht werden.

Um die SIs vom alten Projekt auf das neue zu übertragen ist das folgende die leider notwendige (und arbeitssparendste) Vorgehensweise:

  1. Auf allen LVs der betroffenen SIs übergangsweise den Kunden SPL Tele Germany setzen:
  2. Über einen Zeilenfilter in einem der Auftragsmenüs die betroffenen ALTEN Aufträge filtern:
  3. Im Editor öffnen:
  4. Über den Link in jede der vorhandenen CPOs springen:
  5. Dort alle gewünschten SIs selektieren und über "Auftrag zuweisen" auf den neuen Auftrag verschieben:

auftraege-in-neuem-projekt-weiterfuehren-06-screenshot.png

auftraege-in-neuem-projekt-weiterfuehren-07-screenshot.png

auftraege-in-neuem-projekt-weiterfuehren-08-screenshot.png

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auftraege-in-neuem-projekt-weiterfuehren-10-screenshot.png

auftraege-in-neuem-projekt-weiterfuehren-11-screenshot.png

      → Dadurch wird das gesamte SI inkl. aller Mengen (auch geplant, geleistet...) verschoben, d.h. es ist KEIN Import mehr notwendig, da       a) der Zielumsatz der alten SO sich mit der Verschiebung reduziert bzw. auf 0 gesetzt wird      b) der Zielumsatz der neuen SO automatisch die gewünschte Höhe erreicht durch die geplanten/geleisteten Mengen der SIs, die mitverschoben wurden.      Es gibt derzeit auf den Aufträgen keine genehmigten oder abgeschlossenen SIs, d.h. hier muss nichts vorher wieder geöffnet werden. Lediglich einige stornierte SIs gibt       es auf Projekt 70205067. Sollen diese mitverschoben werden, so müssen sie zuerst wieder geöffnet werden über den Auftrag.

  1. Ist man mit einem Auftrag fertig, kann man durch das Öffnen über den Editor mit den Pfeilen einfach zum nächsten wechseln, bis man alle durch hat:
  2. Am Ende sollten die übergangsweise hinzugefügten Kunden bei allen LVs wieder entfernt werden:

auftraege-in-neuem-projekt-weiterfuehren-12-screenshot.png

auftraege-in-neuem-projekt-weiterfuehren-13-screenshot.png

📁 alte Projekte auf neue Projekte übertragen

Es kann aus unterschiedlichen Gründen notwendig sein, dass alte Projekte nicht mehr weitergeführt werden sollen. Z.B die Projekte werd in eine neue Firma übertragen. Ein tatsächlicher Übertrag ist nicht möglich, aber man kann die Daten entsprechend aufbereiten, sodass die Neuanlage vereinfacht ist.

Grundlegendes klären

Was wird denn alles übertragen? Was muss angelegt werden? Über diese Punkte sollte man sich unterhalten, damit man den Umfang abschätzen kann und nichts essenzielles vergisst.

1.

Welche Projekte sollen eine neue Projektnummer erhalten
1.

Sind alle SOs betroffen und nur ein Teil der Projekte
1.

Werden Meilensteine genutzt? Sollen diese künftig anders genutzt werden? Sollen sie übertragen werden?
1.

Werden Attribute genutzt? Sollen sie übertragen werden?
1.

Werden Workpackages genutzt? Werden die manuell oder mit Template übertragen? Falls bisher nicht, künftig schon - Anlage Template erforderlich?
1.

Müssen folgende Dinge freigeschalten werden für neue Projekt? - siehe dazu Anleitungen in der restlichen Wiki

1.1.

Templates
1.1.

Teams
1.1.

Attribute
1.1.

Filetypes

1.

Greifen Reports auf die Meilensteine oder andere Daten zu?
1.

Input für Kaufmann/frau der Projekte -→ bitte um die Lieferanten- und Kundenanlage auf den neuen Projekte kümmern
1.

Sind Freischaltungen auf anderen Lägern notwendig?

Andere Dinge wie Zugriff auf Lager, Freischaltung Zeitschreibung darf auch nicht vergessen werden.

Die meisten Dinge können im Daily Business vorbereitet werden - für das aktualisieren der Meilensteine ist es meistens besser ein Zeitfenster für einen sogenannten Freeze einzuplanen.

1.

📁 Projekte neu anlegen

Es kann aus unterschiedlichen Gründen notwendig sein, dass alte Projekte nicht mehr weitergeführt werden sollen. Z.B die Projekte werden in eine neue Firma übertragen. Ein tatsächlicher Übertrag ist nicht möglich, aber man kann die Daten entsprechend aufbereiten, sodass die Neuanlage vereinfacht ist.

In dieser Ansicht sind alte Spalten gelistet, die für die Projektanlage notwendig sind:

auftraege-in-neuem-projekt-weiterfuehren-14-projekte-neu-anlegen.png

gewünschte Projekte filtern (die Punkte stehen für weitere Projektnr)

auftraege-in-neuem-projekt-weiterfuehren-15-projekte-neu-anlegen.png

auftraege-in-neuem-projekt-weiterfuehren-16-projekte-neu-anlegen.png

Beispielergebnis:

auftraege-in-neuem-projekt-weiterfuehren-17-projekte-neu-anlegen.png

Anschließend die Liste exportieren

auftraege-in-neuem-projekt-weiterfuehren-18-projekte-neu-anlegen.png

Dann die neuen Projekte wie üblich anlegen - die Liste unterstützt, dass alle notwendigen Daten in der richtigen Reihenfolge vorhanden sind.
Die Projektanlage wird hier näher beschrieben.

1.

alte SOs mittels Import Ansicht exportieren

Wenn SOs auf ein neues Projekt übertragen werden soll, ist es hilfreich alle importrelevanten Informationen in einer Liste darzustellen, das erleichtert die Aufbereitung des Import sehr.

auftraege-in-neuem-projekt-weiterfuehren-19-alte-sos-mittels-import-ansich.png

dann filterst man alle betroffenen SOs (die Punkte stehen für weitere Auftragsnr)

auftraege-in-neuem-projekt-weiterfuehren-20-alte-sos-mittels-import-ansich.png

auftraege-in-neuem-projekt-weiterfuehren-21-alte-sos-mittels-import-ansich.png

Beispielergebnis:

auftraege-in-neuem-projekt-weiterfuehren-22-alte-sos-mittels-import-ansich.png

das Ergebnis wird dann exportiert

auftraege-in-neuem-projekt-weiterfuehren-23-alte-sos-mittels-import-ansich.png

die letzten 3 Spalten sind NICHT für die Importvorlage gedacht, sondern als relevante Information für den Import selbst - denn diese Informationen müssen entweder vorab beim Importer auswählt werden oder später als Multi-Edit bearbeitet werden.

auftraege-in-neuem-projekt-weiterfuehren-24-alte-sos-mittels-import-ansich.png

WICHTIG: Der Overheadauftrag xxxx xxx-0001 wird automatisch bei der Anlage eines neuen Projekte mitangelegt, d. h. dieser muss nicht exportiert werden bzw. nicht wieder importiert werden. Aber ggfs. manuell upgedatet - damit die notwendigen Ansprechpersonen korrekt sind.

1.

Import Vorlage herunterladen

Auf die Importvorlage zugreifen:

auftraege-in-neuem-projekt-weiterfuehren-25-import-vorlage-herunterladen.png

gewünschte Firma auswählen und dann Exportvorlage downloaden

auftraege-in-neuem-projekt-weiterfuehren-26-import-vorlage-herunterladen.png

Stand Okt 2024 sieht diese so aus:

auftraege-in-neuem-projekt-weiterfuehren-27-import-vorlage-herunterladen.png

Anmerkungen dazu:

*

Tipp: als externe Referenz könnte man die alte SO Nr verwenden (achtung Overhead xxxx xxx-0001 ist nicht erforderlich)
*

bei Adresse ist die Spalte “Adressen” in der Auftragsansicht gemeint (der Name des Standortes) → (Achtung hat beim letzten Mal nicht geklappt zu importieren, wir mussten dieses manuell nachpflegen).
*

beim Datum genau auf das Format achten
*

Priorität: 1 = niedrig, 2 = mittel, 3 ist hoch
*

Die Auftragsbeschreibung ist das große Textfeld “Beschreibung” in der SO → (Achtung hat beim letzten Mal nicht geklappt zu importieren, wir mussten dieses manuell nachpflegen).

alle anderen Punkte sind entweder seitlich in der Legende erklärt oder selbsterklärend.

1.

die Importvorlage aufbereiten (Anhand der Informationen von Punkt 2 & 3)

Das heruntergeladene CSV als XLSX abspeichern.

Die rechte Spalte mit den alten Projektnummern mit den neuen Projektnummern versehen und die Überschriften durch die von der CSV Vorlage überschreiben

auftraege-in-neuem-projekt-weiterfuehren-28-die-importvorlage-aufbereiten.png

Die Version abspeichern und behalten. Das ist unsere sogenannte Masterliste. -→ die Masterliste wird später noch öfter notwendig sein.

Jetzt als neue Version speichern, die letzten 3 Spalten (schwarze Überschriften löschen) und dann JE Projekt ein Importfile abspeichern.

Die Importfiles plus Masterliste an BE übermitteln.

GANZ WICHTIG der SO Import soll erst erfolgen, wenn die Meilenstein am neuen Projekt hinterlegt sind

📁 6. Meilensteine auf neuem Projekt anlegen

Hierfür gibt es keinen Import, sondern tatsächlich nur “abschreiben”. Der Projektleiter könnte hier gleich auch die Möglichkeit nutzen etwaige Bereinigungen durchzuführen - z.B. Meilensteine die am neuen Projekt nicht mehr benötigt werden, als solches auch zu deklarieren.

auftraege-in-neuem-projekt-weiterfuehren-29-6-meilensteine-auf-neuem-proje.png

interne Meilenstein sind blau und durch eine Auswahlliste schon vorgegeben - hier müssen nur kleinere Änderungen ggfs. gemacht werden. grüne sind komplett selbstständig zu erstellen. Es kann hier mit Copy &  Paste gearbeitet werden. Am besten 2 Fenster nebeneinander öffnen - altes Projekt vs. neues Projekt.

auftraege-in-neuem-projekt-weiterfuehren-30-6-meilensteine-auf-neuem-proje.png

auftraege-in-neuem-projekt-weiterfuehren-31-6-meilensteine-auf-neuem-proje.png

Damit die Meilensteine auch wirklich auf die SO gelangen, müssen diese als “verbindlich” gesetzt werden. Das geht über den Spalten Editor und können eher nur wir BE Admins. FALLS das Projekt Templates verwendet, müssen diese nicht verbindlich gesetzt werden, da ohnehin im Template die notwendigen Meilensteine verbaut sind. 

auftraege-in-neuem-projekt-weiterfuehren-32-6-meilensteine-auf-neuem-proje.png

auftraege-in-neuem-projekt-weiterfuehren-33-6-meilensteine-auf-neuem-proje.png

auftraege-in-neuem-projekt-weiterfuehren-34-6-meilensteine-auf-neuem-proje.png

auftraege-in-neuem-projekt-weiterfuehren-35-6-meilensteine-auf-neuem-proje.png

Danach den Spalteneditor wieder deaktivieren.

Ab diesen Zeitpunkt kann man auch den SO Import durchführen, und die Meilensteine gelangen auf die SO oder eben über ein Template

Sollte auf die Meilensteine vergessen worden sein oder sogar erst danach so entschieden worden, dass doch welche benötigt werden, bekommt man so NACHTRÄGLICH die verpflichtenden Meilensteine auf die SOs

Zeilenfilter wieder aktivieren - Auswahl treffen und update Meilensteine

auftraege-in-neuem-projekt-weiterfuehren-36-6-meilensteine-auf-neuem-proje.png

auftraege-in-neuem-projekt-weiterfuehren-37-6-meilensteine-auf-neuem-proje.png

6. SO Import durchführen

kurzer Check vor dem Schritt - Meilensteine sind angelegt? Tempeltes falls erforderlich sind auch angelegt? Wenn Templates erforderlich sind müssen darin auch Filetypes, Attribute und Teams freigeschalten und “verbaut” sein.

wie in Schritt 3 beschrieben wieder zum BATCH Import navigieren

*

Projekt, technischer und kaufmännischer Verantwortlicher auswählen - es kann natürlich sein, dass nicht für alle SOs die selben Verantwortlichen gelten, das kann später über Massenbearbeitung gelöst werden.
*

Template falls vorhanden und falls erforderlich kann hier auch direkt ausgewählt werden.

  • Die Daten aus dem Excel einfügen (OHNE Überschriften), einmal die Löschtaste betätigen, damit der Curser hinter den letzten Text hüpft
    *

Haken bei "SO aktiv setzen" ggfs. nutzen, damit der Workflow beginnt

wenn alles geklappt hat wird dann eine Liste mit allen SOs angezeigt (in dem Fall wurde testweise nur 1 SO angelegt..)

auftraege-in-neuem-projekt-weiterfuehren-38-6-so-import-durchfuehren.png

auftraege-in-neuem-projekt-weiterfuehren-39-6-so-import-durchfuehren.png

Um nachträglich von den SOs die Verantwortlichen zu ändern, ist es am besten die Masterliste mit ALLEN SOs zu filtern und dann die entsprechenden SOs übern Multiedit zu bearbeiten.

SOs Filtern

auftraege-in-neuem-projekt-weiterfuehren-40-6-so-import-durchfuehren.png

Multiedit

auftraege-in-neuem-projekt-weiterfuehren-41-6-so-import-durchfuehren.png

Es kann sein, das Adresse und Auftragsbeschreibungen und Anmerkungen nicht übernommen worden sind, dann sind diese manuell auf den SOs nachzupflegen. Hier kann ein Lehrling oder Praktikant unterstützen.

auftraege-in-neuem-projekt-weiterfuehren-42-6-so-import-durchfuehren.png

🎯 7. Meilenstein Import vorbereiten - FREEZE erforderlich

Alle bisherigen Schritte konnten im laufenden Betrieb vollzogen werden, für das übertragen der Meilensteindaten vom alten Projekt aufs neue ist tatsächlich ein freeze notwendig, wo keiner beim alten Projekt oder auch beim neuen Projekt Meilensteine anpasst.

Das Zeitfenster ist davon abhängig wie viele Projekt übertragen werden, da für jedes Projekt diese Schritt durchzuführen sind.

a. Meilenstein Report des ALTEN Projektes aufrufen

auftraege-in-neuem-projekt-weiterfuehren-43-7-meilenstein-import-vorbereit.png

als CSV herunterladen

auftraege-in-neuem-projekt-weiterfuehren-44-7-meilenstein-import-vorbereit.png

Datei als XLSX mit neuer Projektnummer abspeichern.

Hier kann man die Meilensteinvorlage herunterladen:

So brauchen wir unsere Meilensteinvorlage befüllt:

auftraege-in-neuem-projekt-weiterfuehren-45-7-meilenstein-import-vorbereit.png

Nun sind ein paar Excel Basics notwendig, damit die “Übetragung” auf das neue Projekte funktioniert:

*

Leere Spalte zw. A u B einfügen
*

Spalte A Auftrag - Text in Spalten mit Komme getrennt  -→ 70115120 0001, ALT_Project-Overhead TRAFOANKAUF DE
*

Man erhält somit die Auftragsnummer & Bezeichnung separat und die Spalte der Auftragsbezeichnung kann man leeren (hier kommt dann die neue SO Nummer hinein).
*

Nun wird diese ALTE SO mit der Masterliste abgeglichen* (Sverweis) und in diese Liste als Spalte B kommt als Ergebnis die NEUE SO Nr.
*

Jetzt die WERTE dieser Spalte übernehmen  - somit steht die NEUE SO Nr in diesem File
*

danach kann die Spalte der ALTE SO Nr gelöscht werden.
*

alle Spalten die komplett leer sind - können gelöscht werden - da gibt es keine alten Werte also müssen diese auch nicht übernommen werden (es muss nicht je Meilenstein 3 Spalten geben - manchmal gibt es nur PLA Werte, manchmal alles usw.)
*

falls vorhanden - Spalten mit S1000 Meilensteine können gelöscht, da diese ohne hin durch das aktiv setzen der SO eingetragen wird
*

in der Überschrift das Wort IST durch ACT ersetzen (Achtung evtl. kommt die Wortgruppe IST auch im Namen des Meilenstein vor!!=)
*

Spalte 1 in “Auftrag” auf “Sales Order Number or ExtID” umbenennen
*

die Datumspalten ins richtige Format bringen - siehe Vorlage

diese Schritte für jedes Projekt durchführen - so das nun alle Dateien bereit sind.

🎯 8. Meilenstein Import durchführen - FREEZE erforderlich

NEUES Projekt - Datenimport aufrufen

auftraege-in-neuem-projekt-weiterfuehren-46-8-meilenstein-import-durchfueh.png

auftraege-in-neuem-projekt-weiterfuehren-47-8-meilenstein-import-durchfueh.png

Daten aus dem fertigen Excel inkl. Überschriften kopieren und in Rimo einfügen

auftraege-in-neuem-projekt-weiterfuehren-48-8-meilenstein-import-durchfueh.png

hier ebenfalls wieder den Curser mit der Löschtaste ans Ende der Textzeile stellen & den “Hintergrundjob” deaktivieren - so das man ein Ergebnis angezeigt bekommt, wenn er fertig ist.

auftraege-in-neuem-projekt-weiterfuehren-49-8-meilenstein-import-durchfueh.png

so sieht es dann aus, wenn er fertig ist - ABER Achtung er schreibt immer "gut gemacht" egal, ob das Ergebnis stimmt oder nicht

auftraege-in-neuem-projekt-weiterfuehren-50-8-meilenstein-import-durchfueh.png

prüfe daher die Anzahl der SOs und ob jede Spalte hier angeführt wurde:

auftraege-in-neuem-projekt-weiterfuehren-51-8-meilenstein-import-durchfueh.png

Information

Migrations-Hinweis: Aufbereitet am 08.06.2026 aus dem SharePoint WikiBE nach dem Wiki-Power-BI-Standard.

Original-Autor: Cancar Sanja · Erstellung 2024-10-07 · letzte Änderung 2024-12-10 durch Fischer Sandra
Original-Quelle: Aufträge in neuem Projekt weiterführen (SharePoint)
Migration & Aufbereitung: Dimitri Rupp via ClaudeAI

Bemerkungen zur Aufbereitung:

  • 51 Screenshots an Originalposition zurückgesetzt und benannt (auftraege-in-neuem-projekt-weiterfuehren-NN-abschnitt.png). Inhaltlich unverändert.
  • Inhaltsverzeichnis (oben rechts), Emoji-Navigation, Info-Box; Schritt-Captions als fette Zwischentitel.
  • Autonome Sprach-Korrekturen:
  • Leerzeichen innerhalb Fettung (2x)
  • „dh" → „d. h." (1x)
  • ASCII-Pfeil „->" → „→" (1x)

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